Hvad er en vedligeholdelsesplan?
En vedligeholdelsesplan er en oversigt over, hvilke dele af en bygning der skal vedligeholdes, hvornår det skal ske, hvem der gør det, og hvad det forventes at koste. Den samler både de store, sjældne arbejder som et nyt tag og de små, faste opgaver som at rense tagrender eller skifte filtre i ventilationen.
Planen kaldes også et vedligeholdsprogram eller en drifts- og vedligeholdelsesplan (DV-plan). Mange ejendomme har en langsigtet plan, der typisk dækker 10 år eller mere, og ved siden af en løbende plan for de faste eftersyn i drift. De to hænger sammen, men bruges til hver sin ting, som beskrevet længere nede.
Hvorfor lave en vedligeholdelsesplan?
Uden en plan bliver vedligehold styret af det, der går i stykker. Det er som regel den dyreste måde at drive en bygning på, fordi små skader når at blive store, før nogen tager sig af dem.
Forudsigelige udgifter
Når de store arbejder er skrevet ind år for år, kan bestyrelse eller ejer lægge penge til side og undgå pludselige ekstraregninger. Det gør også budgetdrøftelser mere konkrete, fordi man taler om en bestemt bygningsdel og et bestemt år.
Færre akutte skader
Faste eftersyn fanger problemerne tidligt: en revne i fugen, et utæt rør, en tagrende der løber over. Det er billigere at udbedre end den fugtskade, der ellers kommer bagefter.
Dokumentation
En plan med registrering af udført arbejde viser, at bygningen bliver passet. Det kan være relevant over for forsikringen, ved salg af en ejendom eller lejlighed, og når en ny bestyrelse eller driftsleder overtager.
Hvad skal en vedligeholdelsesplan indeholde?
Der findes ikke ét fast format, men de fleste planer har de samme kolonner:
- Bygningsdel: fx tag, facade, vinduer, varmeanlæg, ventilation, elinstallationer, udearealer
- Tilstand: en kort vurdering af, hvordan delen har det i dag, gerne på en fast skala
- Handling: hvad der skal gøres – eftersyn, reparation, udskiftning eller rengøring
- Interval eller år: hvor ofte opgaven gentages, eller hvilket år en større udskiftning ventes
- Ansvarlig: vicevært, driftstekniker, ekstern leverandør eller ejer
- Budget pr. år: det forventede beløb, fordelt på de år, hvor udgiften falder
Mange planer har også en kolonne med prioritet, så det er tydeligt, hvad der er nødvendigt for at undgå skader, og hvad der kan vente. Hvilke krav der stilles til planen, afhænger af ejerform og de regler, ejendommen er omfattet af – fx for almene boliger, ejerforeninger eller offentlige bygninger. Tjek de gældende regler, og søg rådgivning, hvis I er i tvivl.
Sådan laver du en vedligeholdelsesplan trin for trin
- Saml det, I har: tegninger, tidligere tilstandsrapporter, serviceaftaler og regninger på større arbejder
- Lav en liste over bygningsdele og tekniske anlæg, gerne bygning for bygning
- Gennemgå bygningen og vurder tilstanden af hver del – brug en fagperson til de dele, der kræver det
- Beslut handling og tidspunkt for hver del, og skeln mellem faste eftersyn og større arbejder
- Sæt en ansvarlig på hver opgave, så ingen går ud fra, at en anden tager den
- Indhent overslag på de større arbejder, og fordel udgifterne på årene
- Aftal, hvornår planen gennemgås igen – mange gør det én gang om året i forbindelse med budgettet
Det vigtigste er, at planen bliver brugt efter, den er skrevet. En plan i en mappe, som ingen åbner, giver ingen af fordelene.
Typiske faldgruber er at gøre planen for detaljeret fra starten, så den aldrig bliver færdig, at glemme de små faste opgaver, fordi fokus er på de store udskiftninger, og at undlade at skrive ned, hvem der er ansvarlig. Start hellere med de vigtigste bygningsdele og udbyg planen år for år. Notér også, hvad der faktisk blev gjort, og hvad det kostede, så næste års overslag bliver mere præcise end gætterier.
Husk desuden at skrive forudsætningerne ned: hvornår tilstanden blev vurderet, af hvem, og hvilke priser overslagene bygger på. Så kan den næste, der overtager planen, se, hvor sikre tallene er.
Skabelon: eksempel på vedligeholdelsesplan
Tabellen er et generisk eksempel på de løbende opgaver i en mindre etageejendom. Intervaller og ansvar skal tilpasses jeres bygning, anlæg og leverandøraftaler.
Eksempel på vedligeholdelsesplan| Bygningsdel | Opgave | Interval | Ansvarlig |
|---|
| Tag og tagrender | Visuelt eftersyn, rens tagrender og nedløb | Hvert efterår | Vicevært |
| Facade og fuger | Gennemgang for revner og løse fuger | Årligt | Vicevært |
| Vinduer og døre | Smøring af beslag, tjek af tætningslister | Årligt | Vicevært |
| Varmeanlæg | Service og indregulering | Årligt | VVS-leverandør |
| Ventilation | Filterskift og rengøring | Efter leverandørens anvisning | Ventilationsfirma |
| Brandudstyr og flugtveje | Tjek af slukkere, skilte og frie flugtveje | Kvartalsvist | Vicevært |
| Elinstallationer | Afprøvning af HPFI-relæer og belysning i fællesarealer | Halvårligt | Vicevært / elektriker |
| Kælder og afløb | Tjek for fugt, rens afløb og pumpebrønde | Halvårligt | Vicevært |
| Legeplads | Eftersyn af redskaber og faldunderlag | Månedligt | Vicevært |
| Udearealer | Beskæring, belægning og snerydningsudstyr | Forår og efterår | Gårdmand / leverandør |
Langsigtet plan vs. løbende drift og eftersyn
Den langsigtede plan er et økonomisk værktøj. Den handler om, hvornår taget skal skiftes, eller hvornår varmecentralen er udtjent, og den bruges til at fastsætte budget og henlæggelser. Den ændres typisk én gang om året.
Den løbende plan er et driftsværktøj. Den handler om, hvad viceværten eller teknikeren skal gøre i denne uge og denne måned: eftersyn, filterskift, rengøring af afløb. Den skal være tilgængelig for dem, der udfører opgaverne, og registrere, at de er gjort.
De to skal tale sammen. Når et eftersyn viser, at en bygningsdel har det værre end forventet, skal det kunne flytte en udskiftning frem i den langsigtede plan. Og når en stor udskiftning er gennemført, skal de faste eftersyn tilpasses den nye installation.
Excel eller vedligeholdelsessystem?
Til den langsigtede plan er et regneark ofte fint. Det er overskueligt at fordele beløb på år, og planen ændres sjældent.
Den løbende drift er sværere at styre i Excel. Regnearket minder ikke nogen om, at filtrene skal skiftes, det kan ikke åbnes nemt fra en telefon i kælderen, og det viser ikke, om opgaven faktisk blev lavet. Her giver et system mere: opgaver, der dukker op af sig selv med en frist, tjeklister, der skal udfyldes, og en historik over, hvad der er gjort hvornår.
Læs mere om, hvad et vedligeholdelsessystem til planlagt vedligehold kan, eller om forskellen på CAFM- og CMMS-systemer.
Den løbende plan i FacilityFlow
I FacilityFlow kan de faste opgaver fra vedligeholdelsesplanen oprettes som gentagne opgaver med interval, frist og tjekliste. Der er skabeloner til blandt andet brand, flugtveje, legionella, legeplads og ventilation, og et punkt markeret som afvigelse bliver automatisk til en ny opgave. FacilityFlow håndterer ikke budgetter for den langsigtede plan. Se priserne.