Hvorfor boligforeninger mister overblikket
I en boligforening er bestyrelsen typisk frivillige, der har et arbejde ved siden af. Viceværten er måske ansat på deltid eller deles med andre afdelinger. Samtidig bor der mange beboere, som alle har en mening om, hvad der skal ordnes, og som melder fejl, hvor det nu er nemmest: i Facebook-gruppen, i en sms til et bestyrelsesmedlem, på en seddel i opgangen eller ved at stoppe viceværten i gården.
Det betyder, at de samme fejl bliver diskuteret mange steder, uden at nogen ved, om de er givet videre. Bestyrelsen bliver en slags omstillingsbord og bruger aftener på at besvare spørgsmål om ting, der allerede er bestilt, eller som ingen har hørt om. Når et bestyrelsesmedlem fraflytter eller træder ud, forsvinder viden om, hvad der er lavet, og hvorfor.
Beboerne melder via QR i opgang, vaskeri og kælder
I stedet for at gætte på, hvem der skal have besked, scanner beboeren en QR-kode der, hvor fejlen er. Koderne kan hænge i hver opgang, i vaskeriet, i kælderen, ved cykelskuret og i affaldsrummet. Formularen åbner i mobilens browser med stedet allerede udfyldt, så beboeren kun skal vælge, hvad det drejer sig om, skrive et par linjer og eventuelt tage et billede. Se hvordan det virker på siden om QR-fejlmelding uden app.
Beboerne skal ikke oprette en konto eller hente en app, og formularen findes på dansk, engelsk, norsk og svensk. Oplyser de deres e-mail, får de en kvittering med et link, hvor de kan følge status, og besked når fejlen er løst. Så stopper spørgsmålet "er der nogen, der har meldt det?" ret hurtigt.
Bestyrelsens overblik uden ekstra arbejde
Alle meldinger lander ét sted i stedet for i bestyrelsesmedlemmernes indbakker. Den, der opretter foreningens konto, bliver administrator og styrer lokationer, kategorier, tjeklister og indstillinger. Viceværten og de bestyrelsesmedlemmer, der skal følge med, inviteres via e-mail og får en brugerkonto med rollen tekniker.
Med den rolle kan de se alle foreningens opgaver, deres status, kommentarer og billeder, og de kan selv kommentere, oprette opgaver og opdatere status. Det er praktisk, men det betyder også, at et inviteret bestyrelsesmedlem kan ændre i opgaverne, ikke kun læse dem. Der findes ikke en ren læseadgang, og hver inviteret bruger tæller med i planens antal teknikere.
Færre dobbeltmeldinger
Melder flere beboere den samme fejl i samme opgang og kategori, opdager systemet det, så viceværten ikke får den samme opgave flere gange.
Beboeren bekræfter løsningen
Når en opgave er løst, kan beboeren svare, om fejlen faktisk er væk. Svarer de nej, åbnes opgaven igen med høj prioritet. Det giver bestyrelsen et ærligt billede af, om tingene bliver ordnet.
Til bestyrelsesmødet
Alle brugere kan fra opgavelisten trække en PDF-rapport over opgaverne i en periode, filtreret på status, lokation eller tekniker, og lægge den med i mødematerialet. Selve rapportsiden med statistik over løsningstider og de steder i bebyggelsen, der fylder mest, er kun tilgængelig for administratoren.
Planlagt vedligehold i en boligforening
Ud over fejlmeldinger har en boligforening en række tilbagevendende opgaver: eftersyn af legepladsen, kontrol af brandudstyr og flugtveje i opgange og kældre, rensning af tagrender, service på ventilation og vaskemaskiner. De kan oprettes som gentagne opgaver, der dukker op med det interval, I vælger, fx hver måned eller hvert forår.
Til hver gentagen opgave kan der knyttes en tjekliste med de punkter, der skal gennemgås. Systemet har skabeloner til blandt andet legeplads, flugtveje og ventilation. Viceværten krydser punkterne af, og noterer en afvigelse, bliver den automatisk til en ny opgave. Så har bestyrelsen dokumentation for, at eftersynet er lavet. Læs mere om planlagt vedligehold med tjeklister.
Hvad koster det for en boligforening?
FacilityFlow har faste månedspriser uden binding, så foreningen kan stoppe, hvis det ikke passer:
- Starter: 99 kr/md
- Plus: 249 kr/md
- Pro: 449 kr/md
- Enterprise: prissættes efter behov, fx til større boligorganisationer med mange afdelinger
Der er 14 dages gratis prøve uden kreditkort, så bestyrelsen kan sætte et par QR-koder op og se, om beboerne bruger dem, før der tages stilling. Forskellen på planerne står på prissiden. Administreres flere ejendomme af en ekstern administrator, kan siden om driftsopgaver i ejendomsadministration også være relevant.