Hvad er TOPdesk?
TOPdesk er en hollandsk leverandør af service management-software. Systemet er udbredt i IT-afdelinger, hvor det bruges til at håndtere henvendelser, hændelser og ændringer efter ITIL-principper, men det bruges også til facility management og andre serviceområder som HR. Tankegangen er en fælles servicedesk, hvor medarbejderne henvender sig ét sted, uanset om det drejer sig om en computer eller et kontorstolsben.
I mange danske organisationer, både offentlige og private, er TOPdesk derfor allerede installeret, fordi IT bruger det. Det gør det nærliggende at lægge facility-opgaverne ind samme sted.
Hvornår er TOPdesk det rigtige valg?
Hvis IT, facility og måske HR skal dele én servicedesk, én selvbetjeningsportal og fælles rapportering, er en bred service management-platform svær at slå. Det samme gælder, hvis jeres organisation arbejder efter ITIL, eller hvis der allerede er en TOPdesk-administrator, der kan konfigurere processerne. Så får I ét system og ét sted at henvende sig.
Hvornår er FacilityFlow et bedre match?
En servicedesk er bygget til medarbejdere, der kender portalen og har et login. Fejl i bygninger bliver ofte opdaget af nogen, der ikke har: en gæst, en elev, en beboer eller en vikar. Med FacilityFlow hænger der en QR-kode på stedet, og fejlmeldingen kræver hverken konto, app eller kendskab til systemet. Lokationen er allerede udfyldt, så teknikeren ved, hvor fejlen er.
FacilityFlow er også et bud, hvis facility-afdelingen vil have sit eget værktøj uden at vente på IT's konfiguration, eller hvis organisationen slet ikke har en servicedesk. Planlagte eftersyn med tjeklister og afvigelser, der automatisk bliver til nye opgaver, er en del af systemet. Forskellen på at melde via QR og via en app er beskrevet i QR-kode vs. app.
Sådan skifter du fra TOPdesk til FacilityFlow
Ofte er der ikke tale om et fuldt skifte. IT bliver i TOPdesk, mens bygningsdriften flyttes. Sådan gør I:
- Find de facility-kategorier, I bruger i TOPdesk i dag, og opret tilsvarende kategorier og underkategorier
- Opret bygninger, etager og lokaler som lokationer – hver lokation får sin egen QR-kode
- Invitér driftsteknikerne, så de kan arbejde fra mobilen eller iOS-appen
- Hæng QR-koderne op og fortæl medarbejderne, at bygningsfejl nu meldes der
- Behold TOPdesk-historikken som arkiv; der er ingen import af gamle sager
Henvendelser, der stadig kommer ind via TOPdesk, kan i en overgangsperiode oprettes manuelt som opgaver i FacilityFlow.
Pris: TOPdesk vs. FacilityFlow
TOPdesk prissættes efter aftale og afhænger typisk af antal brugere eller operatører og de moduler, der vælges. Har jeres organisation allerede en licens, kan det være, at facility-delen ikke koster ekstra – eller at det gør; det bør afklares med jeres kontaktperson.
FacilityFlow koster 99, 249 eller 449 kr/md for Starter, Plus og Pro, uden binding, og Enterprise aftales efter behov. Prisen afhænger ikke af, hvor mange der melder fejl, fordi de ikke skal have en konto. Se priser og planer.