Hvad er et facility management system?
Et facility management system, ofte kaldt et FM-system, er et program, der samler driften af bygninger ét sted: fejlmeldinger, arbejdsordrer, planlagt vedligehold, lokationer, teknikere og dokumentation. I stedet for at opgaver ligger i mails, på telefonsvareren og i et regneark, har alle samme liste, og alle kan se, hvad status er.
Betegnelserne FM-software, FM-platform og FM-program bruges om det samme. Under paraplyen findes mindre CMMS-systemer med fokus på vedligehold og store CAFM- og IWMS-platforme med arealstyring og ejendomsøkonomi. Forskellene er forklaret i guiden hvad er facility management og i sammenligningen af CAFM- og CMMS-systemer.
Funktioner du bør kræve af FM-software
Uanset leverandør er der en række funktioner, som de fleste driftsteams får brug for. Her er en tjekliste, og hvad FacilityFlow har af dem:
- Fejlmelding fra brugerne uden besvær – i FacilityFlow scanner man en QR-kode på stedet og udfylder en formular uden app eller login
- Tildeling, prioritet og status på hver opgave, med kommentarer og op til fem billeder
- Opdagelse af dobbeltmeldinger, så samme fejl ikke bliver til flere opgaver
- Gentagne opgaver til planlagt vedligehold med tjeklister, målinger og afvigelser
- Kalender med træk-og-slip, så opgaver kan flyttes mellem dage
- Besked til den, der meldte fejlen, med et link til at følge status og mulighed for at svare, om fejlen er løst
- Rapporter over løsningstider pr. kategori og lokation samt PDF-rapporter og CSV-eksport af opgaver
- Brugerflade på flere sprog – FacilityFlow findes på dansk, engelsk, norsk og svensk
- Data hostet i EU med databehandleraftale
Spørg også ind til, hvad systemet ikke kan. FacilityFlow har fx ikke arealstyring, tegninger, energistyring eller en åben API, som store CAFM-platforme har. Har I brug for det, er et større system det rigtige valg.
FM-system i skyen vs. installeret software
Tidligere blev FM-systemer installeret på egne servere. I dag kører de fleste nye systemer i skyen og bruges gennem browseren. Fordelen er, at der ikke skal installeres eller opdateres noget lokalt, at teknikere kan arbejde fra mobilen, og at opstarten kan ske samme dag.
Ulempen er, at data ligger hos leverandøren. Derfor bør du vide, hvor data fysisk ligger, hvem der er underdatabehandlere, og hvordan du får data ud igen. FacilityFlow kører i skyen med data i EU og har en offentlig liste over underdatabehandlere.
Facility management app til teknikere
En facility management app skal først og fremmest være let for den, der står i kælderen med beskidte hænder. FacilityFlow har en iOS-app til iPhone på App Store, og systemet kan også bruges i mobilens browser på alle telefoner og tablets, uden at noget skal installeres.
Teknikeren ser sine tildelte opgaver, kan opdatere status, skrive kommentarer, tage billeder og krydse tjeklistepunkter af direkte fra telefonen. Hver morgen kan teknikere få en mail med dagens opgaver. Den, der melder fejlen, skal aldrig hente en app – QR-koden åbner formularen i browseren.
Sådan vælger du det rigtige facility management system
Start med de opgaver, der skal løses, ikke med listen over moduler. Skriv ned, hvem der melder fejl i dag, hvem der løser dem, og hvilke faste eftersyn der skal dokumenteres – gerne ud fra jeres vedligeholdelsesplan. Stil derefter leverandørerne de samme spørgsmål:
- Hvad koster det i alt pr. måned, inklusive implementering, uddannelse og support?
- Er der binding, og hvad er opsigelsesvarslet?
- Kan vi prøve systemet selv, før vi skriver under?
- Hvor ligger data, og kan vi få en databehandleraftale?
- Hvordan melder brugere fejl – kræver det app, login eller ingen af delene?
- Hvordan får vi vores data ud, hvis vi stopper?
- Hvem svarer, når vi skriver til support, og på hvilket sprog?
Overvejer du et af de større systemer, har vi lavet ærlige sammenligninger med blandt andet Dalux og Planon.
Hvad koster et facility management system?
Større CAFM- og IWMS-systemer prissættes typisk på tilbud ud fra antal brugere, bygninger og moduler, og implementering og uddannelse kommer ofte oveni. Det gør det svært at sammenligne på forhånd.
FacilityFlow har faste månedspriser uden binding:
- Starter: 99 kr/md
- Plus: 249 kr/md
- Pro: 449 kr/md
- Enterprise: efter behov til større porteføljer
Planerne adskiller sig på antal opgaver pr. måned, lokationer og teknikere. Alle kan prøves gratis i 14 dage uden kreditkort. Se detaljerne på priser på FacilityFlow.